Η διαδικασία ένταξης Πράξεων διασφαλίζει την τήρηση της αρχής της διαφάνειας, της ισότητας ευκαιριών και της αποφυγής κάθε είδους διακρίσεων και εγγυάται την αντικειμενικότητα στην επιλογή των Πράξεων.

Ακολουθείται διαδικασία αξιολόγησης των υποβαλλομένων προτάσεων, που προηγείται της ένταξης και χρηματοδότησης Πράξεων.

Ως Πράξη ορίζεται κάθε έργο ή ομάδα έργων που επιλέγονται από την Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης του οικείου Επιχειρησιακού Προγράμματος, σύμφωνα με κριτήρια που καθορίζονται από την Επιτροπή Παρακολούθησης και Συντονισμού και υλοποιούνται από έναν ή περισσότερους Δικαιούχους προκειμένου να επιτευχθούν οι Στόχοι του Άξονα Προτεραιότητας με τον οποίο σχετίζονται.

Ως υποέργο ορίζεται το τμήμα ή το σύνολο του συμβατικού αντικειμένου της Πράξης που αντιστοιχεί σε μία και μοναδική σύμβαση ή ισοδύναμη νομική δέσμευση ή και σε μέρος αυτής. Κατά περίπτωση υπάρχει η δυνατότητα ορισμού Υποέργου με πολλαπλούς αναδόχους για παρεμφερές φυσικό αντικείμενο.

Το υποέργο διακρίνεται για δύο συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτει:

• σαφή αποτύπωση του αποδέκτη (νομική ή ισοδύναμη δέσμευση για την εκτέλεση του υποέργου),
• σαφή αποτύπωση των παραδοτέων (αυτοτελές φυσικό αντικείμενο με συγκεκριμένο αποτέλεσμα προς όφελος της Πράξης).

Θέματα που σχετίζονται με την επιλεξιμότητα των δαπανών αναφέρονται στον Κανονισμό 1685/1999 της ΕΕ καθώς και στους Κανονισμούς των Διαρθρωτικών Ταμείων (1260/99, 1783/99, 1784/99). Επίσης έχει εκδοθεί «Οδηγός Κριτηρίων και Κανόνων Επιλεξιμότητας Δαπανών και Λογιστικής Παρακολούθησης» από την Ειδική Υπηρεσία Αρχή Πληρωμής.

Για να είναι επιλέξιμες δαπάνες που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο των Πράξεων πρέπει:

• να συνεισφέρουν στην επίτευξη των στόχων της Πράξης και να είναι συνδεδεμένες με την υλοποίησή της,
• να είναι πραγματικά εκταμιευμένες δαπάνες και να αποδεικνύονται με εξοφλημένα τιμολόγια ή παραστατικά ισοδύναμης αποδεικτικής αξίας,
• να υπάρχει νομική δέσμευση, βάσει της οποίας πληρώθηκαν οι δαπάνες της Πράξης.

Η τεκμηρίωση της επιλεξιμότητας μιας δαπάνης βασίζεται σε:

Νόμιμα παραστατικά (τιμολόγια ή ίσης αποδεικτικής ισχύος έγγραφα) που να αποδεικνύουν τη δαπάνη.

• Όλα τα συνοδευτικά έγγραφα του νόμιμου παραστατικού. Ενδεικτικά:
• λογαριασμοί αναδόχων και πιστοποιήσεις για κτιριακά έργα,
• τεκμηρίωση των μετακινήσεων με εντολές μετακίνησης και εισιτήρια για δαπάνες ταξιδιών,
• πρακτικά παραλαβής εξοπλισμού κλπ για προμήθειες,
• πρακτικό παραλαβής παραδοτέων για συμβάσεις υπηρεσιών εταιρειών και πιστοποίηση εκτέλεσης του έργου που ανέλαβε το φυσικό πρόσωπο βάσει της σύμβασής του.
• Σύμβαση ή ισοδύναμης δεσμευτικής ισχύος απόφαση στο πλαίσιο της οποίας πραγματοποιείται η δαπάνη. Στην περίπτωση της αυτεπιστασίας απαιτείται απόφαση αρμοδίου οργάνου για ανάληψη της πράξης με σαφή αναφορά προϋπολογισμού, χρονοδιαγράμματος, παραδοτέων και διατιθέμενων μέσων και πόρων.

Οποιοδήποτε έγγραφο σχετίζεται με τη διαδικασία ανάθεσης της σύμβασης (προδιαγραφές έργου, τεύχη δημοπράτησης / προκήρυξης, πρακτικά παραλαβής προσφορών, πρακτικά αξιολόγησης κλπ.).